Was ist ein Dashboard in Excel?

Definition

Ein Dashboard in Excel ist eine interaktive Oberfläche, die wichtige Kennzahlen (KPIs, Key Performance Indicator), Diagramme und Datenvisualisierungen zusammenführt. Ziel eines Dashboards ist es, komplexe Informationen auf einen Blick verständlich darzustellen, um schnelle und fundierte Entscheidungen zu ermöglichen. Sie verbinden Datenanalyse mit visuellem Design, direkt in einer Excel-Arbeitsmappe oder auch anderen Anwendungen wie beispielsweise Power BI.

Warum sind Dashboards in Excel so effektiv?

Dashboards sind essenziell, um große Datenmengen übersichtlich aufzubereiten. Excel bietet dafür eine Vielzahl an Funktionen, die es ermöglichen, interaktive und dynamische Übersichten zu erstellen, ohne zusätzliche Software. Mit Tools wie Pivot-Tabellen, Datenschnitten, Diagrammen und bedingter Formatierung lassen sich Daten auf ihren Kern verdichten, filtern und visuell ansprechend präsentieren.

Ein großer Vorteil: Excel-Dashboards sind leicht anpassbar und können schnell aktualisiert werden, sobald neue Daten vorliegen. So hast du immer den Überblick über relevante KPIs, Trends und Entwicklungen, ob im Controlling, Vertrieb oder Projektmanagement.

Anwendungsbereiche

Dashboards sind vielseitig einsetzbar und bieten in nahezu jedem Unternehmensbereich einen Mehrwert.

Controlling: Verfolgen von Umsätzen, Kosten und Gewinnen. Budgets überwachen und Abweichungen schnell erkennen.
Vertrieb: Darstellung von Verkaufszahlen, regionalen Umsätzen oder Conversion-Raten in interaktiven Diagrammen.
Projektmanagement: Verfolgung von Projektfortschritten, Deadlines und Ressourcenverbrauch in Echtzeit.
Marketing: Analyse von Kampagnen-Performance, Webseiten-Traffic und Social-Media-Metriken.
HR-Management: Visualisierung von Mitarbeiterkennzahlen wie Fluktuationsraten oder Krankenständen.

Vor- und Nachteile

Vorteile

Dashboards bieten eine schnelle und intuitive Möglichkeit, Daten zu visualisieren und wichtige Informationen hervorzuheben. In Excel sind sie besonders flexibel, du kannst sie individuell gestalten und an die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen.

Ein weiterer Vorteil ist die Interaktivität. Mit Datenschnitten (auch „Slicer“ genannt), Dropdown-Menüs und Verknüpfungen lassen sich Datenanalysen und Übersichten dynamisch steuern. Benutzer können gezielt filtern oder bestimmte Datenbereiche hervorheben, ohne die ursprünglichen Daten zu verändern.

Da Excel weit verbreitet ist, ist auch die Verbreitung von Dashboards unkompliziert. Kollegen können sie öffnen, bearbeiten und nutzen, ohne zusätzliche Software installieren zu müssen.

Nachteile

Trotz der vielen Vorteile gibt es auch einige Einschränkungen. Bei sehr großen Datenmengen kann ein Excel Dashboard schnell an Leistungsgrenzen stoßen. Komplexe Formeln, viele Diagramme und Pivot-Tabellen können die Datei verlangsamen.

Auch die Benutzerfreundlichkeit kann leiden, wenn Dashboards zu überladen oder kompliziert gestaltet sind. Ein gutes Dashboard sollte daher stets übersichtlich und intuitiv bedienbar bleiben.

Die Erstellung eines Dashboards erfordert Excel Know-How, aber die Einarbeitung lohnt sich für übersichtliche und schnelle Erkenntnisse als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen.

Tipps & Tricks für die Erstellung von Dashboards in Excel

Plane im Voraus

Bevor du mit der Erstellung beginnst, solltest du dir überlegen, welche Informationen dein Dashboard vermitteln soll. Definiere die wichtigsten KPIs und entscheide, welche Datenquellen du einbinden möchtest. Eine gute Planung hilft dir dabei, den Fokus zu behalten und unnötige Elemente zu vermeiden.

Nutze Pivot-Tabellen als Datenquelle

Pivot-Tabellen sind das Herzstück vieler Excel-Dashboards. Sie ermöglichen es, große Datenmengen zu verdichten und flexibel auszuwerten. Ein Vorteil von Pivot-Tabellen ist, dass sie sich mit wenigen Klicks aktualisieren lassen, sobald neue Daten vorhanden sind. So bleibt dein Dashboard immer auf dem neuesten Stand. Die neueren Excel Funktionen in Microsoft 365 ermöglichen Dashboards auch ohne Pivot Tabellen dynamisch zu gestallten. Hierzu gehören dynamische Array Funktionen wie beispielsweise FILTER oder PIVOT-Funktionen (bspw. PIVOTMIT).

Verwende Datenschnitte und Zeitachsen für mehr Interaktivität

Datenschnitte (Slicer) sind eines der effektivsten Werkzeuge, um Dashboards interaktiv zu gestalten. Bei Datenschnitten handelt es sich um interaktive Schaltflächen, die deine Daten filtern. Sie ermöglichen es Nutzern, Daten mit nur einem Klick zu filtern, ohne komplexe Menüs durchforsten zu müssen. Zeitachsen ergänzen diese Funktion perfekt, indem sie eine einfache Auswahl bestimmter Zeiträume erlauben, ideal für Trendanalysen oder Zeitvergleiche.

Setze auf visuelle Vielfalt, aber halte es übersichtlich

Diagramme sind der Kern eines jeden Dashboards. Nutze verschiedene Diagrammtypen wie Balken-, Linien- oder Kreisdiagramme, um deine Daten anschaulich darzustellen. Achte jedoch darauf, es nicht zu übertreiben. Zu viele unterschiedliche Diagramme können verwirren. Nutze Farben sparsam und konsistent, damit die wichtigsten Informationen im Vordergrund bleiben.

Automatisiere Datenaktualisierungen mit Power Query

Mit Power Query kannst du Datenquellen direkt in Excel integrieren und automatisiert aktualisieren lassen. Das bedeutet, dass dein Dashboard immer auf den neuesten Daten basiert, ganz ohne manuelles Eingreifen. Besonders bei regelmäßig genutzten Berichten spart dies Zeit und reduziert Fehlerquellen.

Verwende die bedingte Formatierung für Highlights

Die bedingte Formatierung ist ein starkes Werkzeug, um wichtige Datenpunkte hervorzuheben. Beispielsweise kannst du bestimmte Schwellenwerte farblich markieren, wie negative Zahlen in Rot oder Spitzenwerte in Grün. Diese visuelle Hervorhebung sorgt dafür, dass kritische Informationen sofort ins Auge fallen. Ein prominentes Beispiel ist die Heatmap, welche hohe und niedrige Werte wie eine Temperatur-Karte einfärben. Ausreißer sind somit schnell erkannt.

Schütze deine Arbeit vor unbeabsichtigten Änderungen

Nach der Fertigstellung solltest du deine Arbeit vor ungewollten Änderungen schützen. Über den Blattschutz kannst du festlegen, welche Bereiche bearbeitet werden dürfen und welche gesperrt bleiben. So stellst du sicher, dass Berechnungen oder Formatierungen nicht versehentlich gelöscht oder verändert werden.

Häufig gestellte Fragen

Wie erstelle ich ein Dashboard in Excel?

Aller Anfang ist schwer. Wo soll ich starten? Ein Excel-Dashboard erstellst du, indem du Datenquellen (z. B. Pivot-Tabellen) mit Diagrammen und Datenschnitten kombinierst. Plane zunächst die wichtigsten KPIs, erstelle die entsprechenden Datenquellen und verknüpfe diese mit visuellen Elementen. Ein guter Start ist immer eine saubere Datenstruktur, auf der du mit Pivot Tabellen aufbauen kannst.

Welche Excel-Funktionen sind für Dashboards besonders wichtig?

Essenzielle Funktionen sind Pivot-Tabellen, Datenschnitte (Slicer), Diagramme, Power Query, bedingte Formatierung und dynamische Datenvalidierung. Diese Tools ermöglichen die Erstellung interaktiver und flexibler Reports.

Wie halte ich mein Dashboard übersichtlich?

Nutze Farben und Diagramme gezielt und vermeide übermäßige Komplexität. Halte die Struktur einfach, arbeite mit klaren Überschriften und beschränke dich auf die wichtigsten KPIs. Weniger ist oft mehr, das gilt besonders bei Dashboards. Das Sahnehäubchen sind aussagekräftige Überschriften, die sofort einen Nutzen oder gar Erkenntnis aus der Darstellung kommunizieren.

Kann ich Excel Dashboards automatisch aktualisieren?

Ja, mit Power Query kannst du Datenquellen automatisiert aktualisieren lassen. Außerdem können Pivot-Tabellen mit einem Klick aktualisiert werden, sobald neue Daten vorliegen.

Fazit

Dashboards sind ein leistungsstarkes Werkzeug, um komplexe Daten in Excel visuell aufzubereiten und verständlich zu präsentieren. Mit den richtigen Funktionen und einem klaren Konzept kannst du interaktive Analysen erstellen, die deinen Arbeitsalltag vereinfachen und wichtige Entscheidungen unterstützen.